Von 20 auf 2 Personentage: Wie eine Quartalsabrechnung automatisiert wurde

Jedes Quartal dasselbe Bild: Zwei Mitarbeiterinnen der Buchhaltung sind zwei Wochen lang mit kaum etwas anderem beschäftigt als mit der Abrechnung von Spesen. Rund 30 Rechnungen an Kostenstellen und etwa 50 Spesenabrechnungen für Mitarbeitende entstehen in dieser Zeit — Beleg für Beleg, Datei für Datei. So sah der Ablauf bei einer Private-Equity-Gesellschaft in der Schweiz aus, bevor er automatisiert wurde.

Heute erledigt eine einzige Mitarbeiterin die gesamte Quartalsabrechnung in zwei Tagen, einschließlich Freigaben und Versand. Aus rund 20 Personentagen pro Quartal sind 2 geworden. Dieser Beitrag zeigt, wo die Zeit verloren ging, was sich geändert hat — und warum die gewonnene Zeit nicht einmal der wichtigste Effekt ist.

Der Ablauf vorher: fünf Programme, viele Übergaben

Die Ausgangslage war keineswegs rückständig. Die Spesen wurden bereits in einer digitalen Spesenlösung erfasst, die Belege lagen vollständig vor. Das Problem begann danach. Jeder Beleg musste einzeln heruntergeladen, einer Kostenstelle zugeordnet und je nach Kategorie in eine Excel-Tabelle einsortiert werden. Aus dieser Tabelle entstand in Word die Rechnung, die anschließend in ein PDF umgewandelt wurde.

Dann folgte die Freigabe. Word-Dokument und Excel-Tabelle gingen über eine PDF-Freigabe an die verantwortliche Person, die jede Abrechnung prüfte und genehmigte. Erst wenn alle Freigaben vorlagen, wurden die Dokumente per E-Mail an die Empfänger verschickt. Spesenlösung, Excel, Word, PDF und E-Mail: fünf Programme, und an jedem Übergang Handarbeit. Fachleute sprechen von Medienbrüchen — Stellen, an denen Daten von Hand von einem System ins nächste übertragen werden.

Wo Zeit und Sicherheit verloren gingen

Der offensichtliche Aufwand lag im Kopieren und Zuordnen. Teurer waren zwei Dinge, die in keiner Zeiterfassung auftauchen.

Fehler bedeuteten einen Neustart. Wurde ein Fehler in einer Rechnung erst spät bemerkt, ließ er sich nicht gezielt beheben. Excel, Word und PDF hingen voneinander ab, und die Freigabe bezog sich auf genau diesen Stand. Also begann der Ablauf von vorn. Ein einzelner Zahlendreher konnte so Tage kosten.

Das Wissen lag bei einer Person. Der Ablauf war so verschachtelt, dass ihn nur eine einzige Mitarbeiterin vollständig verstand und steuern konnte. Welche Kategorie wohin gehört, welche Ausnahmen gelten, in welcher Reihenfolge welche Datei entsteht — all das stand in keinem Handbuch, sondern in ihrem Kopf. War sie krank oder im Urlaub, fand keine Abrechnung statt. Für einen Ablauf, der Rechnungen und Rückerstattungen auslöst, ist das ein echtes Betriebsrisiko.

Der Ablauf heute

Das neue Werkzeug ersetzt nicht die Spesenlösung, sondern alles, was danach kam. Die Quartalsabrechnung besteht heute aus fünf Schritten:

1. 01

   Import. Transaktionen und Belege kommen täglich automatisch aus der Spesenlösung, Mitarbeitende und Kostenstellen werden dabei mit abgeglichen.

2. 02

   Zuordnung. Kostenstelle und Kategorie werden nach festen Regeln vorbelegt. Private Ausgaben erkennt das System und verrechnet sie automatisch. Von Hand bearbeitet werden nur noch Ausnahmen.

3. 03

   Rechnung. Das System erstellt die Rechnung als PDF mit fortlaufender Nummer und QR-Rechnung, dem in der Schweiz üblichen Zahlschein mit QR-Code — ohne Word, ohne Kopieren.

4. 04

   Freigabe. Die verantwortliche Person erhält eine E-Mail und gibt mit einem Klick frei oder lehnt mit Kommentar ab. Das System stellt sicher, dass genau die freigegebene Fassung verschickt wird.

5. 05

   Versand. Nach der Freigabe geht die Rechnung automatisch an den Empfänger. Für die Zahlungen entsteht eine Datei, die direkt ins E-Banking importiert werden kann.

Fehler sind damit nicht verschwunden, aber sie haben ihren Schrecken verloren. Wird eine Rechnung korrigiert, entsteht eine neue Version, und nur diese eine Rechnung durchläuft die Freigabe erneut. Alle anderen bleiben unberührt.

Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Der alte Ablauf hatte auch eine Schwäche, die in keiner Zeitrechnung auftaucht. Belege, Excel-Tabellen und Rechnungen lagen als Dateien auf den Rechnern der Mitarbeitenden und in E-Mail-Postfächern, die Freigabe lief über einen externen Signaturdienst. Wer welche Fassung wann geändert oder gesehen hatte, ließ sich im Nachhinein kaum rekonstruieren. Für Spesen, Bankverbindungen und Personendaten ist das kein guter Zustand.

Heute liegen alle Daten an einem Ort, und vier Prinzipien sorgen dafür, dass das auch so bleibt:

• Zentral statt verteilt. Belege und Rechnungen liegen in der Datenbank der Anwendung, betrieben in einem Rechenzentrum in der Schweiz. Niemand muss sie mehr auf dem eigenen Rechner ablegen, um damit zu arbeiten.
• Festgeschriebene Dokumente. Sobald eine Rechnung zur Freigabe geht, wird das PDF in der Datenbank festgeschrieben. Ändern lässt es sich nur über eine neue Version, die erneut freigegeben werden muss.
• Rollen und Rechte. Die Anmeldung läuft über das bestehende Microsoft-Konto des Unternehmens. Ein Rollen- und Rechtekonzept legt fest, wer was sehen und bearbeiten darf.
• Lückenloser Prüfpfad. Jede Änderung wird mit altem und neuem Wert, Person und Zeitpunkt protokolliert, ebenso jede Freigabe, jeder Versand und jede Anmeldung. Fachlich spricht man von einem Audit-Trail.

Hinzu kommt, dass für die Freigabe kein externer Signaturdienst mehr nötig ist. Sie geschieht in der Anwendung selbst. Jeder Dienst weniger ist eine Stelle weniger, an der sensible Daten liegen. Bei einer Revision genügt damit ein Blick ins System, statt Dateien und E-Mails zusammenzusuchen.

Wissen im System statt in einem Kopf

Der wichtigste Effekt zeigt sich nicht in der Stundenbilanz. Die Regeln, die früher nur eine Person kannte, stecken heute im System. Die Oberfläche führt durch die Abrechnung und zeigt jederzeit, welche Rechnung in welchem Stand ist: in Bearbeitung, in Prüfung, freigegeben oder versendet.

Neue Mitarbeitende verstehen den Ablauf dadurch schnell und erstellen Spesenabrechnungen nach kurzer Einarbeitung selbstständig. Urlaub und Krankheit verschieben keine Abrechnung mehr. Und die Kollegin, die früher als Einzige alles zusammenhielt, ist nicht mehr unersetzlich — im besten Sinne: Ihr Wissen ist gesichert, und ihre Zeit fließt in Aufgaben, die tatsächlich Fachkenntnis brauchen.

Die frei gewordene Kapazität ist beachtlich. Über das Jahr gerechnet sind es rund 72 Personentage, die die Buchhaltung heute für andere Aufgaben nutzen kann.

Was sich auf andere Abläufe übertragen lässt

Das Beispiel ist spezifisch, das Muster dahinter nicht. Drei Erkenntnisse gelten für viele wiederkehrende Abläufe.

Der Engpass liegt selten im einzelnen Werkzeug. Die Spesenlösung funktionierte von Anfang an. Die Zeit ging an den Übergängen zwischen den Programmen verloren. Wer Automatisierungspotenzial sucht, sollte deshalb nicht fragen, welches Werkzeug fehlt, sondern wo Daten von Hand von einem System ins nächste wandern.

Fehlerkosten wiegen schwerer als Tippzeit. Ein Ablauf, der bei jedem Fehler von vorn beginnt, ist teurer, als jede Stoppuhr zeigt. Korrekturen einzeln und nachvollziehbar zu ermöglichen, ist oft der größte Gewinn.

Automatisierung stärkt die Kontrolle. Freigaben fallen nicht weg, sie werden verbindlicher. Wenn Dokumente zentral liegen und jeder Schritt protokolliert ist, wird Compliance zum Nebenprodukt des Alltags statt zur Aufgabe vor der Revision.

Prüfen Sie für sich: Welcher Ablauf in Ihrem Unternehmen wiederholt sich regelmäßig, folgt festen Regeln und hängt an einer einzigen Person? Dort lohnt sich der erste Blick.

ITADA hat das Werkzeug aus diesem Beispiel gemeinsam mit der Buchhaltung des Kunden entwickelt und betreibt es in einem Rechenzentrum in der Schweiz. Unser Ansatz ist dabei immer derselbe: mit dem Ablauf beginnen, der am meisten Zeit bindet, die Fachabteilung von Anfang an einbeziehen und schrittweise erweitern. So entsteht Software, die Ihre Mitarbeitenden verstehen, weil sie ihren Arbeitsalltag abbildet.