Systemumstellung dauert Jahre. Einheitliche Daten nicht.

Die Entscheidung ist gefallen: Alle Gesellschaften der Gruppe sollen künftig auf einem gemeinsamen System arbeiten. Doch zwischen Beschluss und letztem Go-Live liegen oft Jahre. Jede Gesellschaft hat eigene Prozesse, Verträge laufen aus, und die Schlüsselpersonen stecken im Tagesgeschäft.

In dieser Zeit erfassen Personalabteilungen Daten doppelt. Controller gleichen Excel-Listen ab. Und die Geschäftsführung vergleicht Kennzahlen, die eigentlich nicht vergleichbar sind.

Dabei müssen einheitliche Daten nicht auf das einheitliche System warten. Automatisierte Schnittstellen führen die Daten der bestehenden Systeme schon heute zusammen – und legen dabei genau das Fundament, auf dem die spätere Umstellung aufbaut.

Uneinheitliche Daten kosten jeden Monat – nicht erst nach der Umstellung

Solange jede Gesellschaft ihre Daten anders erfasst, zahlt die Gruppe einen stillen Preis. Er taucht in keiner Rechnung auf, aber in jedem Monatsabschluss:

• Doppelte Erfassung: Ein Urlaub wird im HR-System beantragt und im ERP noch einmal eingetragen. Jede manuelle Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
• Kennzahlen, die nicht vergleichbar sind: Die eine Gesellschaft bucht halbe Urlaubstage, die andere nur ganze. Was hier „Sonderurlaub“ heißt, heißt dort anders. Auslastung und Fehlzeiten lassen sich so nicht sauber vergleichen.
• Abgleich am Monatsende: Das Controlling sammelt, prüft und korrigiert. Die Zahlen kommen spät – und die Entscheidungen auch.
• Wissen in wenigen Köpfen: Wie welche Liste zu lesen ist, wissen oft nur einzelne Mitarbeitende. Fällt jemand aus, steht der Prozess.

Diese Kosten entstehen nicht irgendwann, sondern in jedem Monat, in dem die Systeme nebeneinander statt miteinander arbeiten.

Erst die Daten, dann die Systeme

Eine automatisierte Schnittstelle liest die Daten aus den bestehenden Systemen, übersetzt sie in eine gemeinsame Sprache und überträgt sie dorthin, wo sie gebraucht werden – jede Nacht, ohne manuelles Zutun. Jede Gesellschaft arbeitet weiter in ihrem gewohnten System. Die Gruppe erhält trotzdem einheitliche Daten.

Eine gute Schnittstelle leistet dabei drei Dinge:

1. 01

   Übersetzen. Abwesenheitsarten, Arbeitszeitmodelle und Stammdaten werden je Gesellschaft auf ein einheitliches Schema abgebildet.

2. 02

   Abgleichen. Änderungen und Löschungen werden erkannt und im Zielsystem automatisch nachgezogen.

3. 03

   Absichern. Daten werden vor der Übertragung geprüft, jeder Schritt wird protokolliert, Fehler werden verständlich gemeldet.

So ziehen Sie den Nutzen der Harmonisierung vor: Die Daten sind einheitlich, lange bevor es die Systeme sind.

Praxisbeispiel: Personio und Business Central im nächtlichen Abgleich

Eine mittelständische Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften und mehreren hundert Mitarbeitenden arbeitet mit zwei Systemen: Personio für das Personalwesen und Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP. Beide Systeme brauchen dieselben Informationen – aber jedes aus einem anderen Blickwinkel.

Am Anfang stand eine klare Regel: Jedes System ist für bestimmte Daten führend. Personio für Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten, Business Central für Zeitbuchungen. Die Schnittstelle von ITADA sorgt jede Nacht dafür, dass beide Seiten denselben Stand haben.

Stammdaten und Abwesenheiten fließen von Personio ins ERP, Zeitbuchungen von Business Central zurück – jede Richtung mit klarem Verantwortlichen.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Eine Mitarbeiterin in Teilzeit beantragt in Personio eine Woche Urlaub, einer der Tage ist ein halber Tag. Die Schnittstelle zerlegt den Antrag in einzelne Tage und berechnet für jeden Tag die Sollstunden laut ihrem Arbeitszeitmodell – beim halben Tag genau die Hälfte. Business Central erhält exakt die richtigen Stunden.

Eine Woche später verkürzt sie den Urlaub von fünf auf drei Tage. Die Schnittstelle erkennt die Änderung und storniert die zwei weggefallenen Tage im ERP automatisch. Niemand muss etwas nachtragen, niemand muss daran denken.

Auch in der Gegenrichtung wird vorgedacht: Bevor Zeitbuchungen nach Personio gehen, prüft die Schnittstelle sie gegen die dortigen Regeln, etwa auf Überschneidungen. Statt kryptischer Fehlercodes steht im Protokoll dann eine klare Meldung, mit der die Fachabteilung direkt arbeiten kann.

Jede Gesellschaft hat ihre eigene Übersetzungstabelle. Kommt eine neue Gesellschaft dazu, wird sie per Konfiguration angebunden – ohne neues Entwicklungsprojekt.

Kein Provisorium, sondern Vorarbeit

Warum in eine Schnittstelle investieren, wenn später ohnehin umgestellt wird? Weil die schwierigste Arbeit dieselbe ist.

Welche Abwesenheitsart entspricht welcher? Welches Arbeitszeitmodell gilt wo? Welches System ist für welche Daten führend? Diese Fragen muss jede Systemumstellung beantworten. Mit der Schnittstelle sind sie bereits geklärt, getestet und im laufenden Betrieb bewährt.

Und falls sich die Umstellung verzögert oder einzelne Gesellschaften bewusst bei ihren Systemen bleiben, arbeitet die Schnittstelle einfach weiter. Denn auch nach jeder Harmonisierung gilt: Kaum ein Unternehmen kommt mit nur einem System aus.

Worauf es bei einer Schnittstelle ankommt

Zwei Systeme technisch zu verbinden ist selten das Problem. Entscheidend ist, ob die Schnittstelle die fachliche Logik dahinter versteht – und ob man ihr im Alltag vertrauen kann. Darauf achten wir bei ITADA:

• Klare Führungslogik: Für jede Information ist festgelegt, welches System den gültigen Stand hält. Widersprüchliche Daten entstehen gar nicht erst.
• Fachliche Tiefe: Teilzeitmodelle, halbe Tage, nachträgliche Änderungen und Stornierungen werden korrekt abgebildet – nicht nur der Standardfall.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Übertragung wird protokolliert und archiviert. Was wann übertragen wurde, lässt sich jederzeit belegen.
• Robustheit: Ist ein System kurz nicht erreichbar, wiederholt die Schnittstelle den Versuch automatisch. Es gehen keine Daten verloren.
• Sicherheit: Die Schnittstelle läuft in Microsoft Azure, Zugangsdaten liegen verschlüsselt in einem geschützten Tresor statt in Konfigurationsdateien.
• Betriebsfähigkeit: Automatisierte Tests, Monitoring und ein Betriebshandbuch sorgen dafür, dass die Lösung nicht von einzelnen Personen abhängt.

Wir übernehmen den gesamten Weg: von der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse über die Umsetzung bis zum laufenden Betrieb.

Fazit: Einheitliche Daten müssen nicht warten

Eine Systemumstellung über alle Gesellschaften ist oft der richtige Weg – aber ein langer. Automatisierte Schnittstellen sorgen dafür, dass Ihre Gruppe schon auf diesem Weg mit verlässlichen, vergleichbaren Daten arbeitet. Sie entlasten Personal- und Finanzabteilungen, machen Kennzahlen vergleichbar und schaffen das Fundament für die spätere Harmonisierung.